PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE LA HERRAMIENTA
Una hoja de cálculo es un programa que se utiliza para realizar cálculos matemáticos desde un nivel sencillo hasta operaciones altamente complejas. Consiste en una serie de datos distribuidos en celdas dispuestas por filas y columnas. Existen dos tipos de datos; datos de texto, que son palabras, oraciones, etc. y datos numéricos los cuales son representados por números u operaciones. El caso de los datos numéricos más complejos consiste en crear fórmulas basándose en la aritmética tradicional. Para ello, utilizaremos los siguientes operadores aritméticos:
+
Sumas. Ejemplo: 50 + 532
-
Restas. Ejemplo: 63 – 8
*
Multiplicación. Ejemplo: 20 * 96
/
División. Ejemplo: 125 / 9
^
Potencias. Ejemplo: 5 ^ 2
( )
Paréntesis (para agrupar operaciones). Ejemplo: (5 + 6) / (21 * 63) + (10 - 9)
Las tareas más habituales en Excel (Creación de libros, trabajo con formulas, análisis de datos, y creación de gráficos).
CREAR LIBRO NUEVO Y TRABAJAR CON HOJAS DE CALCULO
El formato de archivo predeterminado de Excel sigue siendo el libro (con extensión de archivo .xls), con varias hojas de cálculo, ahora Excel guarda sus archivos con la nueva extensión .xlsx para el nuevo formato comprimido XML. De forma predeterminada, cada nuevo libro de Excel incluye tres hojas de cálculo.Abrir un nuevo libro
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo.
2. En Plantillas, compruebe que en blanco y reciente está seleccionada y, después, bajo En blanco y reciente en el panel derecho, haga doble clic en Libro en blanco.
El usuario aplicará el método abreviado de teclado para crear rápidamente un libro nuevo en blanco, presionando: CTRL+N.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Nuevo.
2. En Plantillas, compruebe que en blanco y reciente está seleccionada y, después, bajo En blanco y reciente en el panel derecho, haga doble clic en Libro en blanco.
El usuario aplicará el método abreviado de teclado para crear rápidamente un libro nuevo en blanco, presionando: CTRL+N.
FORMATO A CELDAS
El usuario de Microsoft Office Excel 2007, para cambiar el formato a las celdas o rango seleccionado, primero tendrá que seleccionarlo y luego en el menú contextual elegirá Formato de celas… Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas
Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Personalizada. Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados. Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente de cómo se van a visualizar.
AUTOFORMATO
Al utilizar opciones de Autoformato, le ayudarán a corregir problemas de escritura mientras escribe y le ayudarán a controlar el formato de automática en el momento que lo desee. Las opciones de Autoformato mientras escribe opciones específicas que se encuentran disponibles desde del programa que utilice.
Al utilizar opciones de Autoformato, le ayudarán a corregir problemas de escritura mientras escribe y le ayudarán a controlar el formato de automática en el momento que lo desee. Las opciones de Autoformato mientras escribe opciones específicas que se encuentran disponibles desde del programa que utilice.
FORMATO CONDICIONAL
El alumno aplicará formato condicional a todos los elementos escritos en un rango de celdas tales como: textos, valores, formulas, y/o caracteres alfanuméricos, mismos que tendrán una característica particular de visualización dependiendo del usuario tanto para reflejar por ejemplo números negativos que se distingan del resto de los datos de un rango de celdas, aplicando color, tipo de fuente diferente, etc.
El alumno aplicará formato condicional a todos los elementos escritos en un rango de celdas tales como: textos, valores, formulas, y/o caracteres alfanuméricos, mismos que tendrán una característica particular de visualización dependiendo del usuario tanto para reflejar por ejemplo números negativos que se distingan del resto de los datos de un rango de celdas, aplicando color, tipo de fuente diferente, etc.
RENOMBRAR, ELIMINAR, INSERTAR Y COPIAR HOJAS
Una forma muy simple de aplicar la configuración para llevar a cabo una de las opciones del presente inciso es tan simple a través del menú contextual que despliega el programa para ejecutar esta acción al oprimir el botón derecho del mouse dentro de la casilla Hoja1.
Una forma muy simple de aplicar la configuración para llevar a cabo una de las opciones del presente inciso es tan simple a través del menú contextual que despliega el programa para ejecutar esta acción al oprimir el botón derecho del mouse dentro de la casilla Hoja1.
CREAR FORMULAS E INSERTAR FUNCIONES PREDETERMINADAS
AUTOSUMA
La aplicación de dicha función resulta una forma por demás sencilla para obtener el resultado de valores numéricos comprendidos en un rango de celdas de una fila o columna, de una hoja de cálculo de Excel.
La aplicación de dicha función resulta una forma por demás sencilla para obtener el resultado de valores numéricos comprendidos en un rango de celdas de una fila o columna, de una hoja de cálculo de Excel.
MIN, MAX, PROMEDIO
Al igual que la fórmula para obtener una sumatoria de números contenida en una hoja de cálculo de Excel, cuenta además con formulas predeterminadas para obtener valores mínimo, máximo y promedio de un rango de valores contenidos en un conjunto de celdas de una fila o columna.
Al igual que la fórmula para obtener una sumatoria de números contenida en una hoja de cálculo de Excel, cuenta además con formulas predeterminadas para obtener valores mínimo, máximo y promedio de un rango de valores contenidos en un conjunto de celdas de una fila o columna.
FUNCIÓN SI
La función lógica si, comprueba si se cumple una condición y resulta un valor si se evalúa como verdadera, y otro valor si se evalúa como falsa. Además de cuenta con la siguiente estructura:
Prueba Lógica=Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como verdadero y otro si se evalúa como falso.
Valor si verdadero=Es el valor que se devolverá y si prueba lógica es verdadero.
Valor si falso=Es el valor que se devolverá y si prueba lógica es falso.
La función lógica si, comprueba si se cumple una condición y resulta un valor si se evalúa como verdadera, y otro valor si se evalúa como falsa. Además de cuenta con la siguiente estructura:
Prueba Lógica=Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como verdadero y otro si se evalúa como falso.
Valor si verdadero=Es el valor que se devolverá y si prueba lógica es verdadero.
Valor si falso=Es el valor que se devolverá y si prueba lógica es falso.
FUNCIÓN DE BÚSQUEDA
La función de búsqueda en Microsoft Office Excel 2007, es muy útil para la localización de datos contenidos en una hoja de cálculo con referencia vertical y horizontal, dependiendo del dato a que se refiera en la búsqueda, y los argumentos que la conforman son:
Valor buscado=Busca un valor en la primera columna de una tabla. Matriz buscar en=Es la tabla de texto, números o valores en los cuales buscará los datos. Indicador de columna=Número de columna de la matriz en donde buscará el valor o dato que coincida, iniciando con 1. Ordenado=valor lógico para encontrar la primera coincidencia en la primera columna y arroja como resultado un aproximado con verdadero o un valor exacto con la opción falso.
La función de búsqueda en Microsoft Office Excel 2007, es muy útil para la localización de datos contenidos en una hoja de cálculo con referencia vertical y horizontal, dependiendo del dato a que se refiera en la búsqueda, y los argumentos que la conforman son:
Valor buscado=Busca un valor en la primera columna de una tabla. Matriz buscar en=Es la tabla de texto, números o valores en los cuales buscará los datos. Indicador de columna=Número de columna de la matriz en donde buscará el valor o dato que coincida, iniciando con 1. Ordenado=valor lógico para encontrar la primera coincidencia en la primera columna y arroja como resultado un aproximado con verdadero o un valor exacto con la opción falso.
FUNCIÓN DE PAGO
La función pago calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de interés constante y está constituida por los siguientes argumentos:
Tasa=Es la tasa de interés por periodo del préstamo. Nper=Número total de pagos del préstamo. Va=Valor actual: Cantidad total de pagos futuros.
Vf=Valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr después del último pago. Tipo=Valor lógico, para pago al comienzo del periodo = 1.
La función pago calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de interés constante y está constituida por los siguientes argumentos:
Tasa=Es la tasa de interés por periodo del préstamo. Nper=Número total de pagos del préstamo. Va=Valor actual: Cantidad total de pagos futuros.
Vf=Valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr después del último pago. Tipo=Valor lógico, para pago al comienzo del periodo = 1.
Un hipervínculo es un vínculo de un documento que abre otra página u otro archivo cuando se hace clic en él. El destino es frecuentemente otra página web, pero también puede ser una imagen, o una dirección de correo electrónico o un programa. El hipervínculo mismo puede ser un texto o una imagen.
Puede usar los hipervínculos para realizar una de las siguientes acciones:
- Ir a un archivo o una página web en una red, intranet o Internet.
- Ir a un archivo o una página web que tiene previsto crear en el futuro.
- Enviar un mensaje de correo electrónico.
- Iniciar la transferencia de un archivo, como una descarga o un proceso de FTP.
PROTEGER
HOJAS.
La forma más sencilla de proteger una hoja de cálculo de Excel 2007, se reduce a la ficha: Revisar, que se ubica en la cinta de opciones de Excel, del grupo: Cambios. Proteger hoja… Detiene la posibilidad que se realicen modificaciones no deseadas en los datos de una hoja por otros usuarios incluye clave de acceso.
Ahora que si lo que desea es que otros usuarios puedan cambiar algunos datos. Para ello deberá desbloquear cada celda o rango. Ir al menú contextual con el botón derecho del ratón, aparece el cuadro de dialogo Listas personalizadas…Haga clic en la pestaña Proteger, posteriormente desactive la opción: Bloqueada. En este momento procederá a indicar que la hoja ha quedado protegida.
LIBRO DE TRABAJO
Al proteger un libro, tendrá que seguir la secuencia de pasos al igual que para proteger una hoja, seleccione la ficha: Revisar, que se ubica en la cinta de opciones, del grupo: Cambios. Seleccione: Proteger libro… Proteger estructura y ventanas…esto impide que se realicen cambios no deseados en la estructura del libro como mover, eliminar o agregar hojas, puede especificar una contraseña para desproteger el libro y permitir realizar cambios.
La forma más sencilla de proteger una hoja de cálculo de Excel 2007, se reduce a la ficha: Revisar, que se ubica en la cinta de opciones de Excel, del grupo: Cambios. Proteger hoja… Detiene la posibilidad que se realicen modificaciones no deseadas en los datos de una hoja por otros usuarios incluye clave de acceso.
Ahora que si lo que desea es que otros usuarios puedan cambiar algunos datos. Para ello deberá desbloquear cada celda o rango. Ir al menú contextual con el botón derecho del ratón, aparece el cuadro de dialogo Listas personalizadas…Haga clic en la pestaña Proteger, posteriormente desactive la opción: Bloqueada. En este momento procederá a indicar que la hoja ha quedado protegida.
LIBRO DE TRABAJO
Al proteger un libro, tendrá que seguir la secuencia de pasos al igual que para proteger una hoja, seleccione la ficha: Revisar, que se ubica en la cinta de opciones, del grupo: Cambios. Seleccione: Proteger libro… Proteger estructura y ventanas…esto impide que se realicen cambios no deseados en la estructura del libro como mover, eliminar o agregar hojas, puede especificar una contraseña para desproteger el libro y permitir realizar cambios.
ARCHIVO
Si el usuario tiene información confidencial que no desea compartir, puede agregar una contraseña para proteger el acceso al archivo de hoja de cálculo creada con Microsoft Excel 2007, dicha contraseña será solicitada previa a la apertura del archivo en cuestión, para aplicar contraseña a un archivo, siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en el botón de Office.
2. Elija la opción Preparar.
3. Seleccione: Cifrar documento, le pide escribir contraseña.
4. Confirmar contraseña y Aceptar.
Si el usuario tiene información confidencial que no desea compartir, puede agregar una contraseña para proteger el acceso al archivo de hoja de cálculo creada con Microsoft Excel 2007, dicha contraseña será solicitada previa a la apertura del archivo en cuestión, para aplicar contraseña a un archivo, siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en el botón de Office.
2. Elija la opción Preparar.
3. Seleccione: Cifrar documento, le pide escribir contraseña.
4. Confirmar contraseña y Aceptar.
CREAR Y EDITAR GRAFICOS
Crear gráficos en Excel 2007, sigue siendo una forma muy simple de representación de datos contenidos en una hoja de cálculo. Solo es necesario seleccionar el rango de datos a graficar y enseguida el tipo de gráfico preferido en la cinta de opciones Insertar. A diferencia de llevar a cabo el asistente para gráficos, mismo que fue sustituido para la versión actual.
VISTA PRELIMINAR E IMPRESION
CONFIGURAR PÁGINA
La pantalla que se muestra en la figura de la derecha, hace referencia a las diferentes opciones de configuración de página en Microsoft Office Excel 2007. La pestaña: Pagina.
Permite al usuario manejar diversas opciones de configuración entre las que se encuentran: la orientación de página, Ajuste de escala, tamaño del papel, etc.
La ficha: Diseño de página, de la cinta de opciones de Excel, puede configurar también partes adicionales de una hoja de cálculo, tal como: comentarios, líneas de división, títulos de filas y columnas.
3.7.2 CONFIGURAR MARGENES
Los Márgenes, son los espacios en blanco que están excluidos del área de impresión de una página, considera los márgenes para el encabezado y pie de página, y números de página. Para alinear una hoja de cálculo en una página impresa, puede utilizar los márgenes predefinidos, especificar márgenes personalizados o centrar la hoja de cálculo de forma horizontal o vertical en la página.
3.7.3 CONFIGURAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Cualquier hoja de cálculo que ocupe más de una página, deberá incluir un encabezado o pie de página, cuando el tamaño de las hojas utilizadas en un ejercicio sobrepasa un número determinado de páginas, es recomendable utilizar ambas opciones para proporcionar información en las hojas impresas de la hoja de cálculo.
3.7.4 CONFIGURAR OPCIONES DE IMPRESIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Existen otras opciones de impresión de una hoja de cálculo, tal y como se aprecia en la imagen detrás del presente texto, incluyen: 1. Área de impresión, 2. Imprimir títulos, 3. Impresión de filas en columna superior, 4. Impresión de columnas a la izquierda. Además de las Líneas de división, Blanco y negro, Calidad de borrador, Encabezados de Filas y columnas y el orden de las páginas. También puede realizar una impresión inmediata una vez que haya configurado su documento, por medio del botón impresión rápida ubicado en la barra herramientas de acceso rápido.
La pantalla que se muestra en la figura de la derecha, hace referencia a las diferentes opciones de configuración de página en Microsoft Office Excel 2007. La pestaña: Pagina.
Permite al usuario manejar diversas opciones de configuración entre las que se encuentran: la orientación de página, Ajuste de escala, tamaño del papel, etc.
La ficha: Diseño de página, de la cinta de opciones de Excel, puede configurar también partes adicionales de una hoja de cálculo, tal como: comentarios, líneas de división, títulos de filas y columnas.
3.7.2 CONFIGURAR MARGENES
Los Márgenes, son los espacios en blanco que están excluidos del área de impresión de una página, considera los márgenes para el encabezado y pie de página, y números de página. Para alinear una hoja de cálculo en una página impresa, puede utilizar los márgenes predefinidos, especificar márgenes personalizados o centrar la hoja de cálculo de forma horizontal o vertical en la página.
3.7.3 CONFIGURAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Cualquier hoja de cálculo que ocupe más de una página, deberá incluir un encabezado o pie de página, cuando el tamaño de las hojas utilizadas en un ejercicio sobrepasa un número determinado de páginas, es recomendable utilizar ambas opciones para proporcionar información en las hojas impresas de la hoja de cálculo.
3.7.4 CONFIGURAR OPCIONES DE IMPRESIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Existen otras opciones de impresión de una hoja de cálculo, tal y como se aprecia en la imagen detrás del presente texto, incluyen: 1. Área de impresión, 2. Imprimir títulos, 3. Impresión de filas en columna superior, 4. Impresión de columnas a la izquierda. Además de las Líneas de división, Blanco y negro, Calidad de borrador, Encabezados de Filas y columnas y el orden de las páginas. También puede realizar una impresión inmediata una vez que haya configurado su documento, por medio del botón impresión rápida ubicado en la barra herramientas de acceso rápido.
TRABAJAR CON LISTA DE DATOS EN EXCEL
y, a continuación, haga clic en Más comandos.
e. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos y, a continuación, seleccione el botón Formulario de la lista.
f. Haga clic en Agregar y, después, haga clic en Aceptar.
g. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Formulario.
3.8.2 AUTOFILTRO
Filtrar datos utilizando Autofiltro es una forma muy fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en con él.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios o condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Tras aplicar filtro de datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. En otras palabras nos ayuda a tener una “búsqueda especifica de la información”.
3.8.3 ORDENAR
Ordenar datos:
Es una parte esencial del análisis de datos. Ejemplos de ello:
Poner una lista de nombres en orden alfabético. Compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor. Ordenar filas por colores o por iconos.
Ordenar los datos ayuda a verlos a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Puede ordenar datos como:
Texto (A a Z o Z a A), Números (de menor a mayor o de mayor a menor) y Fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. Lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.
e. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos y, a continuación, seleccione el botón Formulario de la lista.
f. Haga clic en Agregar y, después, haga clic en Aceptar.
g. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Formulario.
3.8.2 AUTOFILTRO
Filtrar datos utilizando Autofiltro es una forma muy fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en con él.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios o condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Tras aplicar filtro de datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. En otras palabras nos ayuda a tener una “búsqueda especifica de la información”.
3.8.3 ORDENAR
Ordenar datos:
Es una parte esencial del análisis de datos. Ejemplos de ello:
Poner una lista de nombres en orden alfabético. Compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor. Ordenar filas por colores o por iconos.
Ordenar los datos ayuda a verlos a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Puede ordenar datos como:
Texto (A a Z o Z a A), Números (de menor a mayor o de mayor a menor) y Fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. Lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.
CREAR INFORMES Y TABLAS DINAMICAS
Al crear un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, debe conectarse a un origen de datos y especificar la ubicación del informe.
1. Seleccione una celda o rango de celdas.
Asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.
2. Seleccione el tipo de informe que generará mediante uno de los siguientes procedimientos:
Crear un informe de tabla dinámica, en la ficha: Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.
1. Seleccione una celda o rango de celdas.
Asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.
2. Seleccione el tipo de informe que generará mediante uno de los siguientes procedimientos:
Crear un informe de tabla dinámica, en la ficha: Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.
Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, en la ficha: Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Gráfico dinámico.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.
3. Seleccione un origen de datos mediante uno de los siguientes procedimientos:
Seleccione la tabla que desea analizar.
1. Haga clic en Seleccione una tabla o rango.
2. Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla.
3. Especifique una ubicación mediante alguno de los siguientes procedimientos:
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica. bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo.
4. Haga clic en Aceptar.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.
3. Seleccione un origen de datos mediante uno de los siguientes procedimientos:
Seleccione la tabla que desea analizar.
1. Haga clic en Seleccione una tabla o rango.
2. Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla.
3. Especifique una ubicación mediante alguno de los siguientes procedimientos:
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica. bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo.
4. Haga clic en Aceptar.
CREAR MARCOS
El uso de Macros de Excel 2007, representa una de las funciones con mayor dinamismo en cuanto a la creación y manejo de tareas realizadas de forma cotidiana a cargo de los usuarios de computadoras personales, en el ámbito laboral, educativo, social y familiar, ya que ha tenido un inmejorable desempeño en la creación y manejo de información. Es por eso que se describen los pasos necesarios para su manejo y aplicación:
1. Al crear macros en Excel, debe contemplar primero el nivel de seguridad que tiene su equipo de cómputo.
2. Valla a la ficha: Vista y elija el icono Macros.
3. Una vez en esta ventana, seleccione la opción Grabar macro…
4. Observe que el puntero del mouse aparece trasformado por un casete y la flecha de selección tradicional, es ahí donde inicia la grabación de su macro.
5. Una vez que haya concluido con la macro, oprima el botón Detener Macro o en su defecto ir a la ficha: Vista y elija detener macro.
6. Puede cerciorarse del correcto funcionamiento de la macro ejecutándola desde la ficha: Vista; Ejecutar macro.
1. Al crear macros en Excel, debe contemplar primero el nivel de seguridad que tiene su equipo de cómputo.
2. Valla a la ficha: Vista y elija el icono Macros.
3. Una vez en esta ventana, seleccione la opción Grabar macro…
4. Observe que el puntero del mouse aparece trasformado por un casete y la flecha de selección tradicional, es ahí donde inicia la grabación de su macro.
5. Una vez que haya concluido con la macro, oprima el botón Detener Macro o en su defecto ir a la ficha: Vista y elija detener macro.
6. Puede cerciorarse del correcto funcionamiento de la macro ejecutándola desde la ficha: Vista; Ejecutar macro.
PERSONALIZAR BARRAS DE ACCESO RAPIDO
Al personalizar la barra de acceso rápido le permitirá al usuario, la ejecución de una manera más practica y fácil en un proceso determinado al mismo tiempo de ahorrarle tiempo, en lugar de estar pasando de una ficha a otra. Ubicadas en la cinta de opciones de Excel a un costado del botón de Office, Siga los siguientes pasos:
1. Establezca primero que funciones de Office Excel, son necesarias tener en la barra de acceso rápido, debido al uso cotidiano de, por ejemplo: Guardar un archivo, Impresión rápida, entre otros.
2. Una vez establecido el número de funciones a disponer en la barra de acceso rápido, valla a la opción: Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
Dar clic en Más comandos…Opciones de Excel, Personalizar, despliega una lista de comandos disponibles, para agregar en la barra de herramientas de acceso rápido.
1. Establezca primero que funciones de Office Excel, son necesarias tener en la barra de acceso rápido, debido al uso cotidiano de, por ejemplo: Guardar un archivo, Impresión rápida, entre otros.
2. Una vez establecido el número de funciones a disponer en la barra de acceso rápido, valla a la opción: Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
Dar clic en Más comandos…Opciones de Excel, Personalizar, despliega una lista de comandos disponibles, para agregar en la barra de herramientas de acceso rápido.
CREAR PRESENTACION DE DIAPOSITIVAS EMPLEANDO PLANTILLAS
CREAR PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS EMPLEANDO PLANTILLAS
1. Dar clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2. En el cuadro de diálogo Nueva presentación, siga uno de estos procedimientos:
§ En Plantillas, haga clic en: En blanco y reciente, plantillas instaladas o temas instalados, haga clic en la plantilla integrada que desee y, a continuación, haga clic en crear.
§ En Plantillas, haga clic en nuevo a partir de existente, busque y haga clic en el otro archivo de presentación que contiene la plantilla y, después, haga clic en crear nuevo.
§ En Plantillas, haga clic en mis plantillas, seleccione una plantilla personalizada que haya creado y, a continuación, haga clic en Aceptar.
§ En Microsoft Office Online, haga clic en una categoría de plantillas, seleccione una plantilla y haga clic en descargar para descargar la plantilla de Microsoft Office Online.
ESTABLECER DIFERENCIAS ENTRE LAS VISTAS
Vista Normal. Es la vista de edición principal, donde se escribe y diseña la presentación. Esta vista tiene cuatro áreas de trabajo.
1) Ficha Esquema. Es el lugar ideal para comenzar a escribir el contenido, recoger sus ideas o planear cómo se van a presentar y mover las diapositivas y el texto.
2) Ficha Diapositivas. Resulta útil para ver las diapositivas en la presentación como imágenes en miniatura durante la edición.
3) Panel Diapositiva. En la sección superior derecha de la ventana de PowerPoint, el panel Diapositiva presenta una vista grande de la diapositiva actual.
4) Panel Notas. En el panel Notas situado bajo el panel Diapositivas, puede escribir las notas correspondientes a la diapositiva actual.
o Vista Clasificador de diapositivas. La vista Clasificador de diapositivas es una vista de las diapositivas en forma muy pequeña.
Vista Página de notas. Puede escribir las notas en el panel Notas, que está situado debajo del panel Diapositivas de la vista Normal.
Vista Presentación con diapositivas. La vista Presentación con diapositivas ocupa toda la pantalla, como una presentación real. En esta vista, verá la presentación de la misma manera en que la verá la audiencia.
ESTILO DE FONDO A DIAPOSITIVAS
Los estilos de fondo son variaciones de rellenos de fondo derivadas de las combinaciones de los colores del tema y de las intensidades de fondo en el tema. Al cambiar los temas del documento, se cambian también el conjunto de colores, las fuentes de los encabezados, y del texto principal, los estilos de línea y de relleno.
Agregar un estilo de fondo a la presentación:
1. Dar clic en la diapositiva o diapositivas a las que desea agregar un estilo de fondo.
2. En la ficha: Diseño, del grupo: Fondo, dar clic en la flecha situada junto a Estilos de fondo.
INSERTAR Y EDITAR OBJETOS EN DIAPOSITIVAS
IMAGEN PREDISEÑADA
Puede insertar o copiar imágenes e imágenes prediseñadas en cualquier programa de Microsoft Office 2007, también puede incluir las imágenes de otros medios o archivos, así como las prediseñadas como fondos en una diapositiva de Power Point, desde la ficha: Insertar, imágenes e imágenes prediseñadas.
PELÍCULAS Y SONIDOS
Una particularidad de Office Power Point, es permitir a los usuarios de este magnífico programa la inserción de gráficos, películas, archivos animados, y elementos multimedia. La creación de presentaciones profesionales.
ORGANIGRAMA
La cinta de opciones está diseñada para ayudar a buscar de manera rápida los comandos útiles para llevar a cabo una tarea. La inserción de un organigrama en Power Point 2007, parecerá que no tiene la herramienta para llevarlo a cabo. Cosa que no es verdad, para agregar un gráfico SmartArt, en la ficha: Insertar, en el grupo: Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
TABLAS
Al igual que los otros programas de Office 2007, y Power Point tienen disponible la inserción de tablas para el manejo y distribución ordenada de imágenes e información integradas en tablas, siga los siguientes pasos:
De clic a la ficha: Insertar, del grupo: Tablas despliega un cuadro de dialogo con tres opciones en la generación de tablas (Insertar tabla, Dibujar tabla y Hoja de cálculo de Excel). Tal como se aprecia en la siguiente figura:
GRÁFICOS
Al insertar gráficos en Power Point, tiene la facilidad de vincular con el programa de office con el cual se creó dicho grafico, puede cambiar el tipo de gráfica, así como de modificarlo a la hora que usted lo desee. Dar clic en la ficha: Insertar, del grupo: Ilustraciones, elija grafico, tendrá disponibles alrededor de 50 ejemplos de gráficos y 11 diferentes tipos.
BOTONES DE ACCIÓN
Botones de acción de Office Power Point, son elementos preestablecidos y se pueden insertar en una presentación, además de tener la particularidad de tener un hipervínculo. Las formas útiles contenidas son formas con tipo de flecha a la derecha e izquierda, y símbolos convencionales para ir a la diapositiva siguiente, anterior, primera y última, para reproducir películas o sonidos.
USAR WORDART
Agregar galería de WordArt a una diapositiva
1. De la cinta de opciones de Power Point, de clic en la ficha: Insertar, del grupo: Texto, haga clic en WordArt, luego elija un estilo de WordArt.
2. Escriba el texto.
AGREGAR EFECTOS DE TRANSICION A DISPOSITIVAS
Agregar efectos de transición en diapositivas
El efecto de transición de diapositivas son efectos con características animadas que se reproducen en la vista: Presentación con diapositivas, además de controlar el tiempo de ejecución de la presentación, entre otros efectos para visualizar la información contenida en una presentación profesional, algunos ejemplos de transición: Persianas horizontales, persianas verticales, Recuadro entrante, Recuadro saliente, Cuadros bicolores hacia el lado, Cuadros bicolores hacia abajo, etc. Dichos efectos se ubican en la ficha: Animaciones, de la cinta de opciones, en el grupo: Transición a esta diapositiva.
PERSONALIZAR ANIMACION EN LOS OBJETOS DE LA DIAPOSITIVA
Personalizar efectos de animación en objetos incluidos en diapositivas
La característica de la animación estándar de objetos incrustados en diapositivas, merece especial atención ya que puede seleccionar uno de varios efectos incluidos en Office Power Point, puede aplicar una animación para un objeto o a todos los elementos de una diapositiva utilizando las opciones de entrada, énfasis y salida así como trayectoria de la animación.
De la ficha: Animación en el grupo del mismo nombre, dar clic a Personalizar animación.
Cuando desee incluir un efecto de animación en diapositivas, por ejemplo, para desplazar un objeto hacia arriba desde la derecha cuando hace clic con el mouse (ratón), utilice el panel de tareas Personalizar animación, mismo que le permitirá ver información relevante sobre un efecto de animación, incluidos efectos de animación, el orden de los efectos, así como una parte del texto del efecto de animación.
USAR AUTOFORMAS Y HERRAMIENTAS DE DIBUJO
La cinta de opciones de Office Power Point, reemplaza la barra de herramientas Dibujo disponible únicamente en versiones anteriores, como ya lo hemos dicho. La cinta de opciones se ha diseñado para que ayude a buscar rápidamente los comandos necesarios para llevar a cabo una tarea, incluida la creación de dibujos. Algunas fichas aparecen solo cuando son necesarias.
Ejemplo, la ficha: Herramientas de dibujo aparece únicamente cuando se selecciona una forma, una línea u otro objeto de dibujo.
Si lo que quiere es insertar una forma, dibujar una línea o agregar una imagen, imágenes prediseñadas, gráficos, SmartArt o WordArt. Haga clic en la ficha: Insertar, Seleccione una opción del grupo.
ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA
Agregar encabezado y pie de página en diapositivas
a) Dar clic en la ficha: Esquema o Diapositivas, haga clic en la diapositiva que desee insertar dicho elemento, desde la vista normal o vista Clasificador de diapositivas.
b) Para aplicar los cambios en la diapositiva, Aceptar, si la presentación cuenta con más de una diapositiva, Aplicar a todas.
ENSAYAR INTERVALOS DE PRESENTACION
Para tal efecto, debe utilizar la ficha: Presentación con diapositivas, enseguida seleccione la opción: Ensayar intervalos, contenida en el grupo Configuración. Inicia una muestra de tiempo para una presentación en pantalla completa, el tiempo por cada diapositiva queda almacenado, estos intervalos quedan guardados para ejecutar la presentación cuando usted lo requiera.
FORMATO DE ARCHIVOS COMPATIBLES
| Microsoft Power Point 2007, permite guardar presentaciones en casi todos los tipos de archivos, en la tabla siguiente se mencionan algunos. Guardar como tipo de archivo | Extensión | Utilice para guardar |
| Presentación de PowerPoint | .pptx | Una presentación de Office PowerPoint 2007, que es un archivo de formato habilitado para XML, de forma predeterminada. |
| Presentación de PowerPoint habilitada para macros | .pptm | Una presentación que contiene código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). |
| Presentación de PowerPoint 97-2003 | .ppt | Una presentación que se puede abrir desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint 2003. |
| Formato de documento PDF | .pdf | Publicar como PDF o XPS: formato de archivo electrónico basado en PostScript desarrollado por Adobe Systems que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office System únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS. |
| Formato de documento XPS | .xps | Publicar como PDF o XPS: nuevo formato de papel electrónico de Microsoft para el intercambio de documentos en su forma final. Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office System únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS. |
| Plantillas de diseño de PowerPoint | .potx | Una presentación en forma de plantilla que puede utilizarse para dar formato a futuras presentaciones. |
| Plantilla de diseño de PowerPoint habilitada para macros | .potm | Una plantilla que incluye las macros aprobadas previamente que puede agregar a una plantilla para utilizarlas en una presentación. |
| Plantilla de diseño PowerPoint 97-2003 | .pot | Una plantilla que se puede abrir desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint 2003. |
| Tema de Office | .thmx | Una hoja de estilos que incluye definiciones de un tema de color, tema de fuente y tema de efecto. |
| Presentación de PowerPoint | .pps; .ppsx | Una presentación que siempre se abre en la vista Presentación con diapositivas en lugar de abrirse en la vista Normal. |
| Presentación de PowerPoint habilitada para macros | .ppsm | Una presentación con diapositivas que incluye las macros aprobadas previamente que pueden ejecutarse desde una presentación. |
| Presentación de PowerPoint 97-2003 | .ppt | Una presentación con diapositivas que se puede abrir desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint 2003. |
| Complemento de | .ppam | Un complemento que almacena comandos personalizados, código de Visual Basic |
PROYECTAR UNA PRESENTACION
Existen dos formas de proyectar una presentación de Power Point, utilizando el botón de presentación con diapositivas o utilice la tecla de función F5, ambas opciones muestran en pantalla completa dicha presentación.
USAR PATRON DE DIAPOSITIVAS
Al utilizar un patrón de diapositivas, cuenta con una plantilla que almacena información como posiciones de texto y objetos en una diapositiva, tamaños de objetos, estilos de texto, fondos, temas de color, efectos y animación. Usados en diapositivas de Power Point y contiene uno o varios conjuntos de diseños estándar o personalizados.
OPCIONES DE IMPRESION
| Ed Bott, Woody Leonhard, E. B., W. L., (2007). Si selecciona el Botón de Office>Imprimir, Power Point abre el cuadro de dialogo correspondiente para realizar la impresión, algunas de las opciones específicas vea la siguiente tabla: Imprimir | Significa |
| Diapositivas | Una diapositiva por página, con orientación horizontal, que cubre la página totalmente. |
| Documentos | Varias diapositivas por página |
| Páginas de notas | Una diapositiva por página, según el formato definido en el patrón de notas. |
| Vista esquema | Sin diapositivas, solo el esquema de texto. |
DIFUSION EN LINEA
La difusión en línea de presentaciones de Office Power Point, con video y sonido en directo, deberá ser a través de la conexión de una cámara de video y un micrófono al equipo donde tenga hecha la presentación.
El recurso que ayuda a la difusión en línea de una presentación que sincroniza la llegada de audio y video de presentaciones de Microsoft Office Power Point 2003 y versiones anteriores que permite ofrecer presentaciones a participantes que se encuentran en diferentes locaciones, no se encuentran disponible para la versión Office Power Point 2007.
Microsoft Live Meeting puede ayudarle para realizar conexiones en línea y compartir presentaciones con personas o grandes grupos en diferentes ubicaciones, solo es necesario una computadora personal y conexión a Internet.
Difundir una presentación en directo
1. Del menú: Presentación, seleccione: Difusión en línea y haga clic en: Iniciar difusión en directo.
2. Una vez que el programa lo solicite, haga clic en: Difusión.
3. Realice los cambios necesarios en el cuadro de diálogo Difusión de presentación en directo. Esta información aparece en la página introductoria de la difusión.
4. Dar clic en configuración.
5. En la ficha: Moderador, escriba la ubicación del archivo en el campo: Guardar archivos de difusión en.
6. Si fuera necesario, modifique la configuración de audio o vídeo en Audio o vídeo.
Si desea utilizar ambas funciones de audio y vídeo, seleccione la opción Vídeo y audio.
Si desea utilizar sólo la función de audio, seleccione la opción Sólo audio.
Si no desea utilizar las funciones de audio o vídeo, seleccione Ninguno.
7. Dar clic en: Aceptar para guardar la configuración de la difusión.
8. Para invitar a otras personas a la difusión, haga clic en: Invitar a la audiencia.
El cliente de correo electrónico, por ejemplo Microsoft Outlook, se inicia y abre un mensaje de correo electrónico con información acerca de la presentación.
9. Siga uno de estos procedimientos:
Si tiene Outlook instalado, utilícelo para definir una convocatoria de reunión, tal y como haría para otras reuniones. Para obtener más información, consulte la Ayuda de Outlook.
Si no tiene Outlook, escriba la fecha y la hora de la difusión en el mensaje. La ubicación de carpeta compartida del sitio de la difusión se incluirá en el cuerpo del mensaje automáticamente.
10. Cuando esté preparado para comenzar la difusión, haga clic en: Iniciar.
Si utiliza vídeo y audio, se realizarán pruebas para comprobar que están conectados y funcionan correctamente antes de iniciar la difusión.
11. Dar clic en: Iniciar de nuevo para comenzar la difusión en directo.
